Face aux nombreux défis auxquels elles doivent faire face, et après avoir fortement investi dans les solutions d’ITPA (IT Process Automation), il est désormais primordial que les Directions des Systèmes d’Information se saisissent du sujet RPA (Robotic Process Automation).

Les DSI doivent, en effet, se réinventer pour répondre aux attentes des métiers mais également pour leurs propres besoins et ainsi réaffirmer leur orientation utilisateurs et Accélérer l’innovation.

Les DSI aux avant-postes de la crise sanitaire

Les DSI ont été mises à dure épreuve en 2020. Déjà engagées dans une course effrénée pour répondre à l’accélération de la transformation digitale poussée par les métiers :

  • Mise en place de « digital factories » ;
  • Passage de l’agile à l’agile à l’échelle ;
  • Hybridation de leur SI en intégrant le cloud comme composante stratégique de leur architecture ;
Tendances de l'architecture digitale

L’arrivée de la crise sanitaire et de ses artefacts a exacerbé la mise sous tension des Directions Informatiques avec la mise en place, notamment :

  • du télétravail du jour au lendemain ;
  • de l’accès au système d’information et aux applications métier depuis l’extérieur ;
  • de mesures d’urgence pour lutter contre l’augmentation des cyberattaques ;

Et ce alors que leurs propres effectifs étaient eux-mêmes impactés par les décisions gouvernementales prises pour gérer la crise de la COVID-19.

Les DSI à la croisée des chemins

Ces évènements ont mis en évidence des fragilités structurelles et organisationnelles des DSI souvent prises en tenaille entre des budgets toujours plus contraints, la raréfaction des compétences et un manque d’agilité dû à des architectures SI inadaptées faute d’investissement.

Et il n’est pas rare que s’ajoute à ces problématiques internes des injonctions paradoxales issues de la Direction Générale ou du Comex : « Pourquoi ne déployez-vous pas de la RPA au sein de votre Direction ? C’est pourtant simple ! Les directions Métiers l’ont déjà fait avec succès…. Cela vous permettra d’atteindre vos objectifs de réduction de coûts et d’effectifs ! ».

Et ce discours risque de se généraliser…

En effet, une majorité de DSI s’attend pour 2021 à une réduction de 10 à 20% de leur budget et à une diminution de 50% des investissements (1).

Dans ces conditions, la RPA peut-elle faire partie des solutions tactiques de la DSI pour répondre à ces défis ?

L’automatisation est déjà une réalité au sein des DSI

L’automatisation est un sujet dont les DSI se sont pourtant emparées depuis longtemps via ce que l’on appelle communément l’ITPA (IT Process Automation). Souvent construites via VBA Excel, Java, DotNet et Python ou des outils tels que Selenium, les solutions ainsi développées ont notamment permis d’automatiser la gestion des incidents ou le traitement des tests de non-régression par exemple.

Mais ces automatisations ont également eu des effets pervers : déshumanisation de la relation utilisateurs, mise en production de scripts non documentés voire non répertoriés conduisant à la création d’un Shadow IT au sein même de la DSI ! 

La RPA au service de l’excellence opérationnelle de la DSI

Au-delà de ces risques, les automatisations mises en œuvre n’ont pas pour autant permis de réduire de façon significative les tâches chronophages de la DSI qui représentent encore près de 30% de la charge de travail des informaticiens (2). 

Or, pour recréer du lien avec les Métiers et répondre à leurs besoins, orchestrer les projets de RPA, mener une veille technologique indispensable et innover, la DSI doit retrouver des marges de manœuvre et se recentrer elle-aussi sur les tâches à forte valeur ajoutée.

La RPA peut ainsi être utilisée pour :

  • l’intégration d’applications incompatibles
  • la vérification automatique de la complétude lors de la migration des données
  • la surveillance et le reporting des serveurs/applications
  • la gestion des fichiers et des documents (synchronisation, suppression et déplacement des documents)
  • l’agrégation de données et de contenus, y compris la recherche sur plusieurs plateformes
  •  ….
RPA-DSI
L’avantage est alors de disposer d’une plateforme de supervision facilitant l’administration et la maintenance des robots déployés.

Au-delà des usages de la RPA, la DSI doit se repenser pour répondre aux défis Post-COVID.

Le nouveau monde post-Covid bouleverse déjà les priorités des DSI qui doivent dès à présent réorienter leurs activités pour répondre aux défis tels que :

  • Piloter le travail à distance;
  • Soutenir la cybersécurité ;
  • Prioriser les partenaires IT;
  • Défendre une adoption massive du cloud;
  • Soutenir la digitalisation des métiers ;

Les DSI vont donc devoir repenser l’organisation, les moyens et les pratiques de leurs services :

  • Un usage plus large de la RPA au sein de la DSI permet de recentrer les équipes métiers sur la relation client. C’est surtout l’opportunité pour elle de reprendre une place centrale dans les projets de transformation de l’entreprise, dont elle a parfois été écartée faute de temps et de moyens.
  • Elles doivent mettre en place ou revisiter leur gestion prévisionnelle des emplois et des compétences pour répondre aux enjeux technologiques de la transformation numérique et aux contraintes liées aux ressources et aux budgets dont elles disposent.
  • Par ailleurs, la prolifération des initiatives et la volonté d’engager le déploiement massif de robots au sein des entreprises nécessite la création d’une fonction d’architecte RPA qui, en relation avec les architectes d’entreprise, pourra orchestrer les déploiements, la maintenance et les évolutions des robots.

Enfin, au-delà de ces nombreux défis, les DSI doivent adopter de nouvelles pratiques issues des Frameworks tels que SAFE pour « agiliser » leur fonctionnement et qui intègrent désormais les démarches de co-construction comme le design thinking afin de recréer le lien avec les métiers et booster l’innovation. 

 

Auteur : Ludovic Pilet, DGA, Partenor Digital